Según algunas estimaciones, más de la mitad de los proyectos informáticos fallan.
No es por falta de intentos. Y hay muchos errores de los que podemos aprender. De alguna manera, en los más de 50 años desde el desarrollo de los principios de gestión de proyectos, todavía nos enfrentamos a más del 50% de probabilidades de que un proyecto de IT no se complete a tiempo, se quede sin financiación o no cumpla con las expectativas del cliente. O las tres cosas.
El triste hecho es que los proyectos de IT son difíciles. Las empresas aparentemente sencillas pueden llegar a ser enormemente complejas. El hardware, el software, la infraestructura, los procedimientos operativos y el entrenamiento deben estar en su lugar de la manera correcta en el momento adecuado. Cuando se trata de tecnología nueva o reciente, los interesados pueden no entender las capacidades y limitaciones reales de la tecnología. Incluso en ausencia de desafíos técnicos, los proyectos de IT pueden ser socavados por la política, el cambio de prioridades y el sabotaje a la vieja usanza.
La transformación digital tiene aún más en juego. La supervivencia de algunas empresas depende del éxito de la transformación digital, pero los proyectos de transformación digital pueden ser incluso más complejos que los proyectos de IT tradicionales. Algunas estimaciones sugieren una tasa de fracaso aún mayor para la transformación digital: 70% o más. Debido a que los proyectos descritos como «transformación digital» son más recientes, el tamaño de la muestra es menor que para los proyectos de IT en general.
Las razones por las que fracasan los proyectos de transformación digital pueden dividirse en tres categorías principales: tecnología, gestión de proyectos y cultura organizativa. ¿Cómo se puede reducir el riesgo de fracaso?
Desafíos tecnológicos
Inteligencia artificial. Robótica. Grandes datos. El internet de las cosas. La nube. Los medios de comunicación están informando sin aliento sobre las nuevas tecnologías que están cambiando el mundo para mejor. Perdido en todo el bombo es lo difícil que es implementar estas tecnologías. A menudo tienen limitaciones desconocidas.
Esto lleva a problemas:
Demasiadas partes móviles – Las empresas a veces muerden más de lo que pueden masticar en la transformación digital. Creen erróneamente que todos los sistemas heredados deben ser actualizados y/o reemplazados al mismo tiempo. Ya es bastante difícil reemplazar un sistema de toma de pedidos sin tratar de moverlo a la nube. Implementar un sitio de comercio electrónico tiene sus propias complejidades: Tratar de integrar un nuevo sitio de comercio electrónico con un sistema actualizado de planificación y ejecución de la fabricación es un problema.
Insuficiente experiencia – A menudo es difícil encontrar el talento adecuado para la implementación de nuevas tecnologías, especialmente para las empresas que tratan de reducir los gastos. Y pocas empresas tienen recursos internos con suficientes conocimientos.
Gestión de proyectos
Hay tantas formas en que una mala gestión de un proyecto puede torpedearlo que es difícil enumerarlas todas. Aquí están las más importantes para los proyectos de transformación digital:
Definición vaga del problema – Algunos proyectos se lanzan sin una idea clara de qué problema se está resolviendo. No hay una definición sólida del problema con límites claros que indiquen lo que está y lo que no está al alcance es una fórmula para el fracaso: Nadie sabe qué aspecto tiene «terminado», por lo que el deslizamiento del alcance se convierte en la regla y no en la excepción. Esto lleva inevitablemente a sobrecostes, plazos incumplidos y expectativas no cumplidas.
Requisitos mal redactados: los proyectos con requisitos incompletos, vagos y/o no comprobables están condenados al fracaso. Con demasiada frecuencia (y por lo general debido a la falta de claridad en la definición del problema), los interesados no saben realmente lo que quieren o necesitan, por lo que tienen problemas para definir los requisitos de manera que los desarrolladores puedan entenderlos y las personas encargadas de la garantía de calidad puedan probarlos.
Fallo en el uso de un enfoque ágil y MVP – Ningún proyecto grande y complejo va a proporcionar valor si el objetivo es entregar un producto completamente terminado en un solo paso. Las organizaciones deben entender que la única forma fiable de tener éxito es adoptar una estrategia incremental que comience con el producto mínimo viable (MVP).
Este enfoque incremental mantiene el proyecto en el camino correcto. Garantiza que el proyecto pueda responder a los cambios de prioridad de las empresas y recibir una retroalimentación casi constante de las partes interesadas.
Cultura organizativa
Esta categoría puede ser el mayor factor que lleva a que los proyectos de transformación digital se descarrilen. El equipo de desarrollo más organizado, experimentado y competente no puede superar una cultura de empresa que no puede o no quiere proporcionar el entorno adecuado para la transformación digital.
Malinterpretar el concepto de «transformación digital» – Algunas empresas creen que la «transformación digital» significa tomar un proceso existente y digitalizarlo; reducir los rastros de papel. Esto no es lo que se quiere decir: La transformación digital toma un proceso existente y lo hace más eficiente, más rápido y más eficaz incluso antes de aplicarle cualquier tecnología digital. Poner los documentos de papel en línea no asegura nada, especialmente si se está automatizando un proceso que no se necesita de todos modos.
Bajo nivel de madurez organizativa: algunas empresas no tienen la madurez organizativa necesaria para emprender un proyecto de transformación digital. Las empresas más desarrolladas han establecido estándares y un liderazgo experimentado para gestionar el cambio, y el cambio es un factor importante en la transformación digital.
Escaso apoyo de la alta dirección – Para que la transformación digital tenga éxito, la alta dirección debe apoyar el proyecto. No basta con que el director general asista al inicio del proyecto, diga unas pocas palabras sobre lo grandioso que será y luego desaparezca. Todo el equipo de liderazgo debe demostrar un compromiso unificado con su éxito. Deben permanecer involucrados durante la duración del proyecto. Deben estar dispuestos a apoyar los cambios organizativos y de procesos involucrados y ayudar a manejar los desafíos inesperados.
Resistencia al cambio – Who Moved My Cheese? de Spencer Johnson describió cómo las empresas a menudo se resisten activamente al cambio. Algunas personas temen el cambio, otras niegan que el cambio pueda ocurrir y otras tienen un interés personal en mantener el statu quo. No quieren cambiar.
La transformación digital, por su propia definición, debe implicar cambios en la forma de hacer negocios. Todas las partes interesadas deben estar abiertas a nuevas formas de pensar sobre los problemas de las empresas y la manera de resolverlos. El liderazgo de la empresa debe fomentar este cambio de actitud dando ejemplos positivos.
