Cómo organizar un proyecto de diseño paso a paso

Por qué merece la pena organizarse antes de abrir el primer archivo

Si trabajas en diseño, sabes que el caos sale caro: tiempo perdido buscando un asset, dudas sobre la última versión, fricción al hacer handoff. Organizar desde el inicio evita retrabajos y acelera la entrega. Estudios recientes sitúan el desperdicio por mala gestión del proyecto en torno al 12% del esfuerzo total, una pérdida directa de productividad y dinero que podemos prevenir con un sistema simple y consistente.

En esta guía vamos a explicar cómo organizar un proyecto de diseño paso a paso para que tu equipo encuentre lo que necesita a la primera, documente decisiones y mantenga la misma estructura en todos los trabajos.

Qué significa “organizar” un proyecto de diseño

Organizar no es perfeccionismo. Es reducir fricción. Es decidir cómo nombrar, dónde guardar y cómo evolucionan los archivos. Un proyecto bien organizado combina tres capas: (1) sistema de carpetas, (2) estructura interna en la herramienta (Figma u otra) y (3) handoff y documentación.

A lo largo de la guía repetiremos la clave: cómo organizar un proyecto de diseño paso a paso es, sobre todo, tomar decisiones explícitas que todo el equipo entiende y respeta.

Estructura base de carpetas: orden visible y repetible

Tu objetivo es que cualquier persona nueva comprenda el mapa del proyecto en segundos. Este es un esqueleto universal que puedes replicar para saber cómo organizar un proyecto de diseño:

/Cliente o Producto
  /Proyecto - Año
    01_Documentos
    02_Assets
        /Imágenes
        /Ilustraciones
        /Iconos
    03_Guia_de_estilo
        /Logos
        /Tipografías
        /Paleta
    04_Referencias
    05_Diseño
        /Figma
        /Prototipos
        /Export
    06_Entrega

Pautas que funcionan:

• Nombrado descriptivo y consistente. Nada de “final_v3_ok_definitivo.fig”. Usa fecha ISO y versión: home-hero_2025-10-28_v04.fig.
• Separación por tipo y por estado. Documentos no se mezclan con iconos. Diseños aprobados y descartados van en zonas distintas.
• Colores o prefijos numéricos. Facilitan la lectura visual y crean memoria muscular para encontrar rápido.

Esta base cubre la mitad de cómo organizar un proyecto de diseño paso a paso: localización inmediata, menor carga cognitiva y mejor incorporación de nuevas personas.

Dentro de figma: ordena páginas, secciones y componentes

La segunda capa es la herramienta. En Figma, piensa en tres niveles: proyecto, archivo y páginas.

1) Proyecto en figma

Crea un proyecto dedicado por iniciativa. Si un cliente tiene web, app admin y app móvil, abre tres archivos en el mismo proyecto para separar alcance sin perder contexto.

2) Archivo en figma: páginas recomendadas

Estructura estándar que cubre el 90% de los casos:

1. File cover
   Mini portada con nombre del proyecto, PM y diseñadores. Además de útil, actúa como thumbnail para localizar rápido.
2. Brainstorming / research
   Moodboard, arquitectura de información y user flows. Si crece mucho, pásalo a un archivo aparte.
3. Components & icons
   Librería de componentes maestros separada de las pantallas para evitar borrados accidentales y mantener consistencia.
4. Design
   Divide en wireframes low-fi, wireframes high-fi y UI final. Usa páginas o secciones distintas. Versiona por fecha y vXX.
5. Extra / exploraciones
   Guarda opciones descartadas. No borres: muchas veces resurgen como soluciones para nuevas features.

3) Capas, nombres y secciones

• Nombra pantallas y capas con intención: onboarding/01-welcome, dashboard/02-stats.
• Agrupa por flows con secciones: Onboarding, Dashboard, Settings. Facilita navegación y handoff.
• Mantén convenciones de nombres en todo el equipo. Esta consistencia reduce el tiempo de búsqueda y evita errores en ediciones futuras.

Esta disciplina es central en cómo organizar un proyecto de diseño paso a paso: la herramienta refleja el sistema y evita dependencias de memoria individual.

Control de versiones y variaciones: dos conceptos distintos

• Version control: seguimiento temporal de cambios. Permite comparar y volver a estados previos.
• Variation management: guardar alternativas de diseño convivientes sin confundirlas con la “versión” actual.

Implementa ambos: versiones fechadas para la cadena de evolución y variaciones agrupadas para decisiones de diseño. Es una práctica directa dentro de cómo organizar un proyecto de diseño paso a paso que ahorra horas y discusiones.

Handoff y documentación: que el diseño “hable” con desarrollo y stakeholders

Una entrega clara evita el “¿dónde está el link?”. Reglas:

• Hoja compartida con todos los enlaces de prototipos y estados de aprobación.
• Handoff técnico con Zeplin o Figma Dev Mode. Mantén en Zeplin la misma jerarquía de secciones que en Figma para eliminar ambigüedad.
• Guía de estilo viva: tokens, tipografías, grid, espaciados, estados de componentes.

Todo esto forma parte de cómo organizar un proyecto de diseño paso a paso para que la transferencia sea reproducible, auditable y rápida.

Mejores prácticas universales que suben la productividad

1. Nombra bien o pagarás intereses. El coste de no encontrar un archivo se multiplica en sprints largos.
2. Bifurca por tipo, fecha o tarea y respeta la jerarquía.
3. Identificadores visuales (colores, iconos, numeración) que tu equipo reconozca al instante.
4. Sistema flexible con pocas variantes. No inventes una estructura nueva por proyecto; aplica el mismo patrón con mínimas adaptaciones.
5. Consistencia entre nubes y local. Estructura idéntica en drive compartido y en el disco del diseñador.
6. Checklist de proyecto para onboardings y controles previos a entrega.

Todas refuerzan cómo organizar un proyecto de diseño paso a paso de forma que resulte natural, no burocrática.

Pasos prácticos: de cero al primer prototipo sin caos

A continuación, un itinerario accionable que puedes convertir en plantilla interna:

Paso 1 · Crear el directorio del proyecto

• Carpeta raíz con cliente/producto + año.
• Subcarpetas base (Documentos, Assets, Guía de estilo, Referencias, Diseño, Entrega).
• Archivo README.md con propósito del proyecto, stakeholders y enlaces clave.
  Este inicio define cómo organizar un proyecto de diseño paso a paso desde el primer minuto.

Paso 2 · Montar el proyecto en figma

• Proyecto único con archivos separados por ámbito (web, admin, app).
• Páginas iniciales: Cover, Brainstorming, Components, Design, Extra.
• Convenciones de nombrado compartidas en un “How we name files”.

Paso 3 · Preparar assets reutilizables

• Importa logos, paleta, tipografías y define tokens.
• Crea componentes base (botones, inputs, modales) y estados.
• Publica librería si trabajas multiciclo o multiequipo.

Paso 4 · Mapear los flujos

• User flows en la página de Brainstorming.
• Secciones por flujo en la página Design para vincular pantallas y navegación.
• Mide la complejidad de cada flujo para planificar sprints.

Paso 5 · Wireframes y validación rápida

• Low-fi primero, high-fi después.
• Versiones con fecha y número.
• Guarda exploraciones en Extra; no elimines.

Paso 6 · Handoff iterativo

• Prototipo con rutas principales y variantes.
• Documenta estados, microcopys y reglas de responsive.
• En Zeplin/Dev Mode, sincroniza nombres de secciones con Figma.

Paso 7 · Retro y mantenimiento

• Post-entrega, archiva artefactos y anota lecciones.
• Actualiza la guía de estilo con decisiones estables.
• Revisa trimestralmente la estructura para eliminar deuda de organización.

Cada bloque refuerza cómo organizar un proyecto de diseño paso a paso como rutina de equipo, no como tarea extra.

Errores frecuentes y cómo evitarlos

• “Ya lo ordenaremos al final”. Falso. El coste al final es mayor. Ordena desde el inicio con una plantilla mínima.
• Nombrados crípticos. Si otra persona no puede deducir qué es, renómbralo.
• Mezclar variaciones con versiones. Alternativas conviven; versiones son la línea temporal.
• Dependencias en personas. Si solo una persona sabe dónde está algo, el sistema ha fallado.
• Handoff sin espejo de secciones. Lo que hay en Figma debe existir igual en la herramienta de handoff.

Evitar estos fallos consolida cómo organizar un proyecto de diseño paso a paso de forma sostenible.

Colaboración y escalado: del diseñador individual al equipo grande

• Sheet maestro de enlaces. Un único documento con prototipos, guidelines, tickets y owners.
• Roles claros. Quién crea componentes, quién aprueba copy, quién sincroniza con desarrollo.
• Librerías compartidas. Reducen duplicidad y divergencias visuales.
• Onboarding en 30 minutos. Si no puedes explicar la estructura a una persona nueva en media hora, simplifica.

Este enfoque es inseparable de cómo organizar un proyecto de diseño paso a paso en organizaciones que crecen.

Convertir la organización en hábito

No buscas un sistema rígido. Buscas un marco que evoluciona:

• Itera por fases. Cambios graduales para que el equipo se adapte.
• Documenta cambios. Changelog simple en el README.
• Revisión periódica. El orden también hace mantenimiento.

La meta es que cómo organizar un proyecto de diseño paso a paso se vuelva automático: abrir proyecto, seguir plantillas, diseñar sin fricción.

Checklist descargable para tu próximo proyecto

Usa esta lista como “cierre de sprint” o antes de entregar:

• Estructura de carpetas creada y compartida
• Convenciones de nombre acordadas y documentadas
• Páginas de Figma: Cover, Brainstorming, Components, Design, Extra
• Flujos definidos con secciones navegables
• Versiones etiquetadas por fecha y vXX
• Variaciones guardadas fuera de la rama principal
• Handoff técnico con espejo de secciones
• Guía de estilo con tokens y estados
• Sheet maestro de enlaces actualizado
• README con stakeholders y enlaces críticos

Esta checklist resume cómo organizar un proyecto de diseño paso a paso en acciones verificables que tu equipo puede repetir en cada entrega.

Conclusión

La organización no frena la creatividad. La libera. Al aplicar cómo organizar un proyecto de diseño paso a paso, reduces ruido operativo, aceleras la colaboración y conviertes la evolución del producto en un proceso trazable. No necesitas un sistema perfecto, sino uno consistente que todo el equipo comprenda, adopte y mejore con el tiempo. Y cuanto antes lo implantes, antes notarás el ahorro de esfuerzo y el salto de calidad.