Las operaciones optimizadas y automatizadas son la esencia de una práctica empresarial exitosa. Esta regla es fácilmente aplicable también al sector sanitario. La implantación de las últimas soluciones de software es crucial para cualquier institución o empresa médica, ya que aumenta la eficiencia y resuelve una amplia gama de retos a los que se enfrenta este sector a diario.
Entre los retos más comunes a los que se enfrentan los proveedores de servicios sanitarios está la dificultad para encontrar herramientas de gestión de pacientes y médicos que les permitan reducir el papeleo, mejorar la eficacia y mejorar la atención a los pacientes, al tiempo que se reducen los gastos presupuestarios generales.
Cada vez son más las organizaciones que han empezado a adoptar un software ERP médico con una funcionalidad excepcional que se adapta perfectamente a cualquier hospital.
En este post, ofreceremos una visión detallada de las soluciones de ERP para el sector sanitario, incluyendo sus tipos, beneficios y peculiaridades de implementación.
¿Qué es un ERP y para qué se utiliza?
La planificación de recursos empresariales (ERP) es una solución de software modular que centraliza la información de la organización, optimiza las conexiones y facilita el intercambio de datos entre los departamentos de la empresa. Con tu ayuda, una empresa puede establecer una conectividad de extremo a extremo de todas las operaciones comerciales en curso, incluidas las relaciones con proveedores y clientes.
El sistema ERP reúne múltiples módulos y facilita la cooperación entre varios departamentos de la empresa. De este modo, las distintas unidades de negocio pueden comunicarse, interactuar y compartir datos constantemente mientras se ocupan de las operaciones diarias.
6 formas en que el software ERP beneficia a la empresa sanitaria
El sistema ERP para la sanidad es una herramienta de software multifuncional que añade valor a los hospitales de varias maneras, como el ahorro de costes, la mejora de la eficiencia, la mejora de la colaboración y la optimización de la gestión de los pacientes.
La lista exacta de ventajas del ERP médico incluye:
1. Mejora de la atención al paciente
La primera ventaja fundamental de los sistemas ERP en los hospitales es la mejora de la atención al paciente. Como el sistema minimiza el papeleo de los médicos y reduce el tiempo que dedican a buscar los datos de los pacientes, mejora significativamente la calidad del servicio al paciente, ya que los médicos pueden centrarse más en los pacientes que en las tareas administrativas redundantes.
2. Mejor gestión de las finanzas
Los sistemas ERP son perfectos para gestionar también las finanzas del hospital. Facilitan enormemente el procesamiento y el control de todos los pagos de los pacientes, así como de los gastos de funcionamiento del hospital. También minimiza los errores administrativos para evitar cualquier coste innecesario.
3. Almacenamiento virtual de datos
Los sistemas sanitarios empresariales permiten a las empresas almacenar eficazmente todos sus datos estratégicos relacionados con sus pacientes y operaciones comerciales. El sistema permite una total privacidad y confidencialidad, por lo que puede estar seguro de que no es posible ninguna fuga de datos. Además, es muy cómodo para los empleados, ya que permite un fácil acceso a los datos para cualquier persona, ya que todos los datos estarán almacenados en un solo sistema.
4. Permite la planificación estratégica
El software sanitario para empresas será muy útil para que los propietarios y los gestores del hospital tomen decisiones estratégicas bien informadas. Es fácil analizar todos los indicadores de éxito del hospital para mejorar los resultados generales en el futuro.
5. Integración sencilla
Vale la pena señalar que algunos hospitales todavía utilizan sistemas muy anticuados que son súper difíciles de mantener. Una solución ERP médica es una buena manera de racionalizar todas las operaciones. Este software permite la integración de todos los departamentos, incluyendo RRHH, finanzas e inventario, para mejorar la eficiencia del trabajo en el hospital.
6. Inteligencia empresarial
El sistema ERP médico es una herramienta importante para quienes dirigen las operaciones del hospital. Es una solución integrada que proporciona una mejor inteligencia empresarial y permite generar más valor financiero para una organización mediante la evaluación del rendimiento del hospital y la detección de áreas para posibles mejoras.
En definitiva, el ERP aumenta la productividad y la eficiencia, introduce la interconexión entre varios departamentos, proveedores y vendedores, y proporciona almacenamiento para obtener información basada en datos.
En cuanto a las posibles limitaciones del software ERP sanitario, las empresas deben estar preparadas para afrontar estos tres factores:
Precios: Tendrán que cubrir los gastos de los consultores de ERP, los proveedores de servidores, los especialistas en TI internos y la implementación del software.
Mantenimiento: A medida que las tecnologías se desarrollan, el sistema debe actualizarse y mejorarse constantemente para mantener el nivel de compatibilidad de la empresa.
Formación y educación: Hay que enseñar a los empleados a utilizar el sistema e informar a los departamentos sobre las nuevas herramientas y funciones añadidas.
Tipos de sistemas ERP en el sector sanitario
A lo largo de los años de implantación, los sistemas ERP se han desarrollado y han aumentado en número. Hoy en día, se pueden clasificar según el proceso de implantación y una serie de funciones.
En la actualidad, existen tres tipos de ERP clasificados por su implantación:
- On-premise (para grandes instituciones sanitarias)
- ERP en la nube (para instituciones sanitarias pequeñas)
- Híbrido (para instituciones sanitarias en desarrollo)
1. Sistema ERP on-premise
El software on-premise requiere una instalación y un mantenimiento internos, es decir, su disponibilidad en los ordenadores de la organización y la presencia de un equipo informático interno.
No se necesita una conexión a Internet para acceder a la información almacenada en las instalaciones. Los servidores son propiedad de la organización y un equipo de TI se encarga del software y lo actualiza constantemente. Las grandes empresas pueden considerar este tipo de implementación de software ERP, ya que tener una licencia para el programa significa tener control sobre cada módulo y aspecto.
2. Sistema ERP en la nube
Las empresas pueden adquirir el ERP en la nube de terceros proveedores de forma mensual o anual. Permite el acceso a los datos en cualquier momento y lugar a través de una conexión a Internet.
No es necesario emplear a especialistas en IT, ya que el ERP en la nube será mantenido por el proveedor. Por eso es importante encontrar un socio tecnológico de confianza. Por lo general, este tipo de software es más barato que el local y se adapta mejor a las necesidades de las pequeñas empresas.
3. Sistemas ERP híbridos
El ERP híbrido es una combinación de ERP on-premise y ERP en la nube. Se adapta perfectamente a las necesidades de las empresas que ocupan un nicho especializado.
El coste del mantenimiento de la planificación de recursos empresariales híbrida depende de su sofisticación. Normalmente, las empresas recurren a un sistema ERP híbrido cuando necesitan integrar módulos basados en la nube en el software local existente a medida que crecen. Entonces, los datos se dividen en dos partes: en las instalaciones y en la nube.
Si no sabes qué tipo de sistema ERP sanitario te conviene más, primero tienes que definir tus necesidades. Si se trata de una pequeña empresa en desarrollo en el ámbito de la sanidad que se esfuerza por optimizar los procesos internos, entonces una opción basada en la nube será una opción más razonable para ti.
Si se trata de un gigante de la sanidad que quiere digitalizar su negocio e innovar, el software ERP local será más adecuado. Será más costoso y requerirá más tiempo, pero al mismo tiempo, permitirá una personalización excepcional y una adaptación del sistema basada en sus objetivos empresariales específicos.
La opción híbrida puede ser una buena opción para muchas organizaciones, ya que es una combinación de ambas e incorpora todas las mejores prácticas de los sistemas locales y en la nube.
Componentes de la solución ERP para la sanidad
Los sistemas ERP combinan una serie de módulos y submódulos que están interconectados y se distinguen por servir a un área hospitalaria concreta. Cada módulo contiene varios submódulos o herramientas que gestionan diferentes tareas y proyectos. Combinados, los módulos cubren todas las operaciones de la organización, tanto internas como externas.
Normalmente, cada tarea del ERP es colaborativa, lo que significa que se pueden añadir empleados de diferentes departamentos para gestionar y completar la solicitud a tiempo.
Normalmente, los sistemas ERP constan de los módulos de Recursos Humanos, Ventas, Finanzas, Logística e Inventario. Se pueden añadir otros módulos al sistema si su organización tiene necesidades específicas y quiere automatizar ciertas operaciones.
- Historia clínica electrónica: Un sistema ERP puede integrarse fácilmente con una historia clínica electrónica que puede aumentar significativamente su eficiencia operativa. Le permitirá controlar la cadena de suministro de su hospital, así como analizar y predecir las necesidades de pacientes y proveedores.
- Recursos Humanos: Este módulo se encarga de las tareas de gestión de los empleados, como la inscripción, la baja, las hojas de horas y la administración de los beneficios. Los componentes de RRHH pueden automatizar el cálculo de los pagos, reduciendo así los errores humanos y el tiempo dedicado a tareas monótonas.
- Gestión de las relaciones con los pacientes: El módulo CRM almacena y apila los datos generados de los pacientes. Le ayudará a almacenar, acceder y gestionar fácilmente toda la información relevante de los pacientes, incluidos los registros sanitarios y los pagos.
- Inteligencia empresarial: Este módulo ayuda a resolver los problemas relacionados con la recopilación de datos del hospital, el análisis y la entrega de informes.
- Sistema de Gestión de Inventario: Este elemento del ERP hace un seguimiento de todo el inventario del hospital y actualiza automáticamente su sistema para que los empleados sepan si algunos medicamentos u otros materiales están agotados.
- Gestión financiera: Este componente analiza y hace un seguimiento de los datos financieros de la empresa. Ayuda a controlar el presupuesto de la empresa, los gastos y los pagos recibidos.
Se puede añadir cualquier otro componente al sistema según sus necesidades. La cuestión principal aquí es contar con un equipo de empleados que sea capaz de crear e integrar nuevas funciones.
Características principales de un sistema ERP
- Base de datos centralizada: Esta característica es necesaria para comprender el flujo de datos de todos los departamentos del hospital y almacenarlos en un solo lugar.
- Modular: El sistema consta de varios módulos interconectados.
- Flexible: El sistema puede actualizarse según las necesidades de la organización sanitaria sustituyendo funciones o herramientas o añadiendo nuevos módulos.
- Automatizado: El principal objetivo del ERP es automatizar los procesos manuales y omitir la duplicación de la información para los empleados administrativos de la sanidad.
- Tiempo y rentabilidad: Como el sistema automatiza las operaciones, ahorra tiempo en la entrega de un producto o instalación, además de reducir los costes.
- Análisis en tiempo real: Un sistema ERP te ayudará a analizar fácilmente el rendimiento y la situación financiera de tu empresa para que tu equipo pueda realizar todas las modificaciones empresariales posibles. Los informes del ERP suelen incluir representaciones visuales de su rendimiento para identificar los cuellos de botella y resolver los problemas.
Proceso de implantación de un ERP
El proceso de implantación de un ERP es un proceso complejo que incluye la planificación, la implantación del sistema, la migración de datos y la formación de los usuarios. Estas son las principales etapas necesarias para que tu institución sanitaria se transfiera con éxito a un nuevo sistema ERP manteniendo tus mejores prácticas.
Existen dos métodos posibles para implantar el software ERP en tu empresa sanitaria. El primero consiste en realizar la transición al nuevo sistema de una sola vez, lo que significa que todos los datos se pasarán al software ERP y todos los empleados empezarán a utilizarlo simultáneamente. El proceso llevará menos tiempo, pero hay que estar preparado para los posibles problemas técnicos en función de la cantidad de datos almacenados.
El segundo método significa que se transferirán los datos en grupos por función o prioridad, y que tu equipo se cambiará al nuevo sistema gradualmente, paso a paso. No hace falta decir que la segunda opción lleva más tiempo, pero potencialmente causará menos problemas técnicos durante la transición.
Probablemente también te preguntes cuánto tiempo dura por término medio el proceso de implantación de un sistema ERP. La respuesta es que la implantación global de un ERP nunca debe precipitarse. Se trata de un paso muy serio para tu empresa y muchos procesos internos dependerán del éxito de la implantación, por lo que debes ser paciente.
Por lo general, tardará entre 3 y 9 meses, pero varía de un caso a otro y debes tener en cuenta todas las peculiaridades de tu empresa que darán forma a la fecha final. Los factores que definen la duración del proceso son el tamaño de la empresa sanitaria, la complejidad, las ubicaciones, los idiomas y las divisas implicadas, etc. Veamos ahora con más detalle el principal algoritmo de implementación.
