Algunas tareas manuales en el lugar de trabajo, como la introducción de datos y el seguimiento de los correos electrónicos, pueden ser tediosas e ineficaces. Hacen perder un tiempo y unos recursos preciosos, lo que provoca un descenso de la productividad.
Afortunadamente, puedes aprovechar la tecnología para automatizar una amplia gama de tareas manuales, lo que puede ayudarte a agilizar tus operaciones y minimizar los errores humanos. Descubre cómo puedes utilizar la automatización del flujo de trabajo para transformar tu empresa en una máquina bien engrasada.
¿Qué es la automatización del flujo de trabajo?
La automatización del flujo de trabajo se refiere al proceso de sustituir las tareas manuales y en papel por herramientas digitales. Suele implicar el uso de una plataforma de trabajo única que se integra con los sistemas y controles empresariales que ya existen en una empresa.
Su objetivo táctico es garantizar que los empleados adecuados realicen las tareas correctas en el momento adecuado y tengan acceso a todos los recursos que necesitan para completar sus tareas.
La automatización de los flujos de trabajo permite estandarizar el trabajo para poder reducir o eliminar los errores humanos, proporcionar visibilidad y responsabilidad en todo el proceso y cumplir las políticas de cumplimiento y las normas empresariales.
¿Cuáles son los beneficios de la automatización del flujo de trabajo?
La automatización de los flujos de trabajo puede beneficiar a tu empresa de muchas maneras, entre ellas:
- Proporcionando más información sobre los procesos de negocio: Al mapear tus procesos de negocio en una plataforma de automatización de flujos de trabajo, podrás obtener una visión de alto nivel más clara de tu empresa. Puedes utilizar la información que obtengas para realizar mejoras en tus procesos, de modo que puedas lograr una mayor productividad y aumentar tus resultados.
- Identificación y eliminación de redundancias: La automatización del flujo de trabajo también te ayuda a identificar y eliminar las tareas redundantes, lo que puede crear más valor para tu empresa. En lugar de perder tiempo en tareas inútiles, tus empleados pueden centrarse en cosas más importantes y contribuir más a tu negocio.
- Aumentar la responsabilidad y minimizar la microgestión: La microgestión no sólo es tediosa, sino que también puede provocar el descontento de los empleados.
Con una plataforma de automatización de flujos de trabajo, todos tus empleados sabrán qué tareas hay que hacer, quién las hará y cuándo hay que completarlas. Como todo el mundo tiene claras sus responsabilidades, podrán realizar sus tareas con un mínimo de microgestión, lo que se traduce en una mayor satisfacción laboral.
- Mejora de la comunicación: En un lugar de trabajo en el que los empleados se comunican a menudo por teléfono, los mensajes pueden confundirse fácilmente, lo que puede dar lugar a costosas ineficiencias y errores. Al mejorar la visibilidad y la responsabilidad, la automatización del flujo de trabajo puede mejorar drásticamente la comunicación en el lugar de trabajo y hacer que las operaciones diarias sean mucho más fluidas.
- Aumento de la calidad de los productos y servicios: En muchos casos, los empleados se seleccionan para los proyectos en función de su disponibilidad y no de sus habilidades. La automatización del flujo de trabajo es importante porque te permite planificar adecuadamente las asignaciones de tareas y elegir a los empleados más adecuados para las tareas disponibles. Como resultado, verás un aumento en la calidad de tus productos o servicios.
- Proporcionar un mejor servicio al cliente: Cuando se utiliza un sistema de flujo de trabajo manual, es más probable que tus empleados pasen por alto las peticiones y quejas de los clientes, lo que puede dar lugar a clientes insatisfechos. Con la automatización del flujo de trabajo, podrás realizar fácilmente un seguimiento de las quejas de los clientes y responder a ellas más rápidamente.
¿Qué aspectos de tu negocio pueden beneficiarse de la automatización del flujo de trabajo?
La automatización del flujo de trabajo puede ser una herramienta valiosa para mejorar casi cualquier aspecto de tu negocio. A continuación se indican tres departamentos en los que esta tecnología puede ser muy útil:
- Marketing: Muchas tareas relacionadas con el marketing son repetitivas, como el envío de correos electrónicos y la publicación de actualizaciones en las redes sociales. Puedes utilizar el software de automatización de marketing para establecer flujos de trabajo que nutran a ciertos clientes potenciales con ofertas de correo electrónico y programen tus publicaciones en las redes sociales.
- Finanzas: El software de automatización del flujo de trabajo de finanzas te permite crear formularios, diseñar flujos de trabajo y supervisar los procesos para que puedas agilizar fácilmente las aprobaciones presupuestarias, los reembolsos y las solicitudes de viaje.
- Recursos Humanos: Introducir manualmente la información personal de los nuevos empleados, como los nombres, las direcciones y los números de la seguridad social, en los sistemas de nóminas y seguros puede llevar mucho tiempo. El software de automatización de recursos humanos puede ayudarle a hacerlo en minutos.
¿Qué buscar en una aplicación de software de automatización del flujo de trabajo?
Con tantas aplicaciones de software de automatización del flujo de trabajo disponibles, es posible que te resulte difícil determinar cuál es la más adecuada para tu empresa. Busca las siguientes características al elegir una solución de automatización del flujo de trabajo:
- Constructor intuitivo: Una buena automatización del flujo de trabajo empieza y termina con una herramienta de diseño del flujo de trabajo que sea fácil de dominar, como un constructor de formularios intuitivo de arrastrar y soltar. También debes contar con herramientas de vista previa y edición y otras funciones ágiles para realizar iteraciones rápidas.
- Controles de acceso: El software de automatización del flujo de trabajo debe incluir controles de acceso para reducir los errores y mejorar la responsabilidad. Esta característica te permite asignar tareas a usuarios específicos y especificar quién puede ver y editar cada tarea.
- Alertas a los participantes: Opta por una aplicación de software de automatización del flujo de trabajo que alerte a tus usuarios cuando sea el momento de participar. Los correos electrónicos de notificación pueden ayudar a garantizar que tus empleados completen sus tareas a tiempo.
- Integraciones relevantes: El mejor software es capaz de agilizar tus procesos empresariales más allá de la propia plataforma de automatización del flujo de trabajo. Puedes enviar sin problemas tus datos a otras plataformas, como plataformas de marketing por correo electrónico, CRM y Google Sheets.
- Seguimiento del flujo de trabajo: El software de automatización de flujos de trabajo que elijas también debe tener características que te permitan monitorear tus flujos de trabajo, como un indicador de progreso que te muestre qué tarea está actualmente activa y un temporizador de pasos que indique cuánto tiempo está tomando una determinada tarea.
- Seguridad de los datos: Utiliza una aplicación de software de automatización de flujos de trabajo con importantes funciones de seguridad, como el cifrado de la base de datos, la seguridad del navegador y la protección con contraseña.
